El procedimiento disciplinario y los trabajadores no presenciales

El procedimiento disciplinario y los trabajadores no presenciales

 

Atrás ha quedado la vieja discusión entre las Altas Cortes en Colombia, sobre la necesidad de agotar el proceso disciplinario en los términos del artículo 115 del C.S.T, cuando fuese pretendido invocar una justa causa de terminación del contrato de trabajo, la misma fue saldada con la Sentencia SU-449 de 2020 proferida por la Corte Constitucional y la expedición de la Sentencia SL2351 de 2020 de la Corte Suprema de Justicia, donde claramente se estableció la diferencia entre el derecho a ser escuchado como garantía del derecho a la defensa en un proceso de despido con justa causa, en contraposición, al derecho del debido proceso que se debe garantizar en un procedimiento disciplinario del cual se pueda derivar una sanción al trabajador.

Así pues, el propósito de este texto es poner de presente la aplicación de dicho derecho al debido proceso, que le asiste a los trabajadores que no prestan sus servicios en la sede presencial del empleador y que enfrentan un procedimiento disciplinario desde sus casas, oficinas, espacios coworking, entre otros.

Tal procedimiento disciplinario “a distancia” exige la integración de normas que se encuentran por fuera del ámbito del derecho laboral, pero que permean las garantías mínimas exigidas en la Sentencia C-593 de 2014, proferida por la Corte Constitucional y que deben constar en el reglamento interno de trabajo adoptado por los empleadores.

En primera instancia, recuérdese que la precitada sentencia de constitucionalidad, estableció que todo reglamento interno de trabajo en el cual se fijen faltas y sanciones disciplinarias, debe agotar como mínimo las siguientes etapas en el procedimiento disciplinario, so pena de ser invalidado el mismo de forma interna o por vía judicial, así:

“(a) la comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario al trabajador investigado a quien se le imputan las conductas susceptibles de ser sancionadas

(b) la formulación de los cargos imputados, preferiblemente escrita, indicando de forma clara y precisa las conductas, las faltas disciplinarias a que esas conductas dan lugar y la calificación provisional de las conductas como faltas disciplinarias previamente consagradas en el Reglamento Interno del Trabajo.

(c) el traslado al imputado de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados.

(d) la indicación de un término durante el cual el acusado pueda formular sus descargos, controvertir las pruebas en su contra y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos.

(e) el pronunciamiento definitivo del patrono mediante un acto motivado y congruente.

(f) la imposición de una sanción proporcional a los hechos que la motivaron. 

(g) la posibilidad que el trabajador pueda controvertir, mediante los recursos pertinentes, todas y cada una de las decisiones ya sea ante el superior jerárquico de aquél que impone la sanción como la posibilidad de acudir a la jurisdicción laboral ordinaria.”

Sin embargo, el desarrollo de procedimientos disciplinarios con trabajadores que no prestan sus servicios de forma presencial en la sede del empleador, exige a la par, el tener que acudir a tecnologías de la información y la comunicación para que se puedan surtir estos.

Lo anterior, necesariamente compromete los datos personales y/o sensibles del trabajador, como lo son, la imagen o voz de este, cuando se capturan a través de videos, grabaciones, fotos, entre otros, que son útiles como medios de prueba dentro del procedimiento disciplinario o que son una evidencia misma de que dicho procedimiento fue adelantado respetando las garantías mínimas exigidas en la jurisprudencia y en la ley.

De ahí que, las empresas obligatoriamente deben implementar todas las medidas establecidas en la ley 1581 de 2012, decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, para que tengan valor probatorio, las evidencias gráficas, escritas o sonoras según las finalidades antes dichas, entre otras medidas, se destacan, el desarrollo de políticas para el tratamiento de los datos personales de los trabajadores, la autorización expresa para el tratamiento de datos personales que debe otorgar cada trabajador de forma individual, la publicación de avisos de privacidad, la publicación y difusión de dichas políticas, procedimientos y responsables, así como, la suscripción de acuerdos de confidencialidad con los responsables internos del tratamiento de datos personales.

Por ende, se estima altamente recomendable para las empresas, que, en sus procedimientos de selección y vinculación de personal, velen por poner en práctica las medidas arriba señaladas.

En efecto, es necesaria la legalización de pruebas en las cuales se vean involucrados no solo datos personales generales del trabajador, sino aquellos que estén relacionados con su imagen, huellas o voz, tales como, grabaciones de aplicaciones de mensajería instantánea, chats corporativos, sistemas de videovigilancia, grabación de llamadas, exámenes de sustancias psicoactivas o alucinógenas, pruebas de polígrafo, entre otras pruebas, útiles, pertinentes y conducentes en los procedimientos disciplinarios de las empresas.

Finalmente, las empresas deben tener en cuenta que el almacenamiento y uso de datos personales de sus trabajadores, sin la autorización de estos y sin consideración de las normas aplicables en la materia, no solo conlleva el riesgo de enfrentar sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, derivado de las quejas que puedan presentar estos, con ocasión del uso indebido o no autorizado de sus datos personales.

Igualmente, puede implicar que, en procesos de jurisdicción ordinaria laboral, sean desconocidos los elementos de prueba recaudados por el empleador sin cumplimiento de las normas aplicables en la materia, corriendo la empresa el riesgo de enfrentar condenas a reintegros laborales, indemnizaciones por despidos injustificados, sanciones moratorias por aplicación de multas indebidas o por descuentos derivados de suspensiones disciplinarias invalidadas, entre otros.

 

Por

 

JOHAN FLOREZ MUÑOZ

ABOGADO

ESPECIALISTA EN DERECHO DE LA SEGURIDAD SOCIAL

MAGISTER EN DERECHO COMERCIAL INTERNACIONAL

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